PCO의 특성 및 역할
컨벤션 유치 확정 후에는 행사 개최를 위한 컨벤션 진행업무를 위한 전문가가 필 요하게 된다. 행사 진행을 위해 컨벤션 주최자로부터 진행업무의 일부 또는 전체를 위임받아서 기획단계부터 행사의 마무리까지 맡아 진행하는 일을 하는 조직이나 개인을 PCO(Professional Congress Organizer or Professional Convention Organizer)라 하며, 본서에서는 컨벤션 전문 기획·용역업체(흔히 국제회의 전문 용역업체라고 하나 컨벤션을 국제회의를 포함한 상위 개념으로 두었으므로 컨벤션 전문
기획·용역업체로 한다)로 해석하도록 하겠다.
PCO의 역할은 1970년대 순수용역업무로부터 시작하여 최근에는 국제회의 유치 업무에 이르기까지 그 활동영역과 용역 제공 수준· 범위가 괄목할 만큼 성장하였다. 대부분의 PCO들은 보통 컨벤션 유치활동을 통한 유치 확정 이후 실제적인 행사의 준비를 시작으로 해서 개최 시 현장진행 및 행사 완료와 행사 후 평가 단계까지를 끝으로 그 소임을 다하게 된다. 보다시피 PCO는 전문인력을 바탕으로 하여 앞서 언급한 업무를 담당자를 통해 진행해야 하는 인적 의존도가 높은 조직이다.
1) PCO의 특성
PCO는 컨벤션을 주최하는 주최조직으로부터 국제회의 개최 업무를 위임받아 사전 준비로부터 시작해서 개최 및 행사 완료 후의 사후관리까지 총운영을 맡아 관리하는 총괄 운영 시스템(total processing system)을 운영하므로 전문성· 효율 울성 경제성과 같은 특성을 지니고 있다.
전문성에 대한 특성을 들면, PCO는 실무에 경험이 있는 전문인력으로 짜여진 팀을 바탕으로 컨벤션의 기회· 준비· 진행에 관한 전 과정을 동시에 관리하고, 업무 단계별 제반 사항을 예측함으로써 업무를 추진하여 행사가 완벽히 준비되어 개최될 수 있도록 한다.
효율성면에서는 총괄운영 시스템을 통하여 등록부터 회계· 정산업무의 통계 유지에 이르기까지 기획단계부터 행사의 진행과 마무리에 이르는 업무 전 과정을 전산화하여 관리함으로써 개최 시 부수적으로 발생하게 되는 숙박· 수송. 관광 등의
여행업무까지 수행하도록 하여 업무의 효율성을 극대화시킨다는 것이다.
마지막으로 경제적 특성은 총괄운영 시스템을 통해 국제회의 개최 준비단계에서부터 진행 및 완결까지 발생되는 예산낭비를 최소화하고 최소의 전문인력을 적절히 활용하여 행사를 성공적으로 치러냄으로써 가장 경제적인 행사로 이끌어 나간다는 특성을 갖고 있다.
2) PCO가 제공하는 서비스
PCO가 제공하는 역할을 먼저 알아 보면, 관광공사 등의 공적 기관과의 협력하에 컨벤션의 국내 유치를 위해 공동협력방안을 연구하고, 촉진 활동을 벌이며, 회의 주최 측과 긴밀한 협조하에서 제반 업무를 조정· 운영한다. 관광회사· 항공사 등의
운송회사 및 숙박업체와 쇼핑업체 같은 관련산업체, 관련 정부기관과 컨벤션 전담기구, 컨벤션 개최 시 요구되는 모든 외부기관 및 업체들과 업무협조관계를 유지하도록 한다. 또한 컨벤션 기획안 편성 및 개최시설부문과 관련 용역을 효과적으로 조정하며, 전체적인 업무를 조율하여 주최 조직의 의도와도 걸맞은 완벽한 행사가 진행될 수 있도록 운영한다.
PCO가 제공하는 서비스를 요약하면 다음과 같다.
먼저 사무국을 구성하여 본부 임원 및 초청인사 접대, 관련관청· 기관· 단체와도 접촉을 하며, 총무· 인사· 서무 관련 입무 등의 전반적인 업무를 시행한다. 또한 수입 및 지출 계회에 대한 예산안을 편성하고, 킨 벤션 주제, 개최기간, 회의장, 참가규모, 프로그램 구성에 관한 기본계획을 수립한다.
기본계획이 끝나면 개최장소 및 숙박할 곳을 선정하고 프로그램을 구성한 뒤 홍보물 제작 및 참가자를 모집한다(발송자 DB 작성), 논문 모집 및 인쇄 제작물을 제작하고, 회의장, 호텔 객실, 시청각 기자재 통· 번역, 여흥, 관광, 수송에 대한 각종
계약업무를 대행한다. 지원금 확보 및 국내 관계기관에 협조를 의뢰하고, 행사요원을 확보하고 오리엔테이션을 한다.
행사개최시 등록업무 진행 및 회의를 운영하고, 사교행사 및 동반자를 위한 행사 프로그램, 참가자들을 위한 관광행사를 진행함과 동시에, 전시회도 함께 진행한다. 행사가 끝나면 결산보고를 하며, 결과보고서 및 의사록(절차, 논문집)을 발간
하고 사후평가를 한다.
3) PCO의 인적 자원 서비스의 개념 및 특성
PCO는 서비스를 판매하는 조직으로, 그중 인적 서비스를 주로 제공하는 조직이라고 할 수 있다. 서비스란 미국 마케팅학회에 따르면 1960년 “서비스란 판매를 위해 제공되거나 상품의 판매와 관련하여 준비되는 제반 활동, 편익, 만족"이라고
정의하고 있다.
서비스는 보통 무형적, 비분리적, 이질적, 소멸적이라는 4가지 주된 특징을 갖는다.
상품적 요소 가운데 무형재인 인적 서비스는 PCO에서 더 큰 의미를 지닌다. "서비스 제공자이건, 이용자이건, 인간 행동에 관한 관리와 통제는 서비스 과정 기획과 변화 그리고 운영의 질적 측면에서 아주 중요한 요소이다."
PCO는 컨벤션의 성공적 개최를 위해 컨벤션 주최조직이나 주최자와 긴밀한 연락관계를 유지하며, 컨벤션의 목적에 맞게 행사를 준비하고 운영하여 개최함으로써 얻을 수 있는 최대의 효과를 누리게끔 하는 운영주체이기 때문에 행사를 담당한 PCO 전문인력들이 앞서 언급하였던 서비스의 특징 4가지를 통해 컨벤션산업의 특징을 정리하면 다음과 같다.
첫째, 무형성 (intangibility)이다. 컨벤션산업은 제품을 직접 생산해내는 제조업과는 달리 인적 자원의 서비스를 제공함으로써 서비스의 형태를 가시적으로 드러낼 수 없는 특징을 갖고 있다. 따라서 서비스의 질을 측정할 수 없고, 비용을 결정할 수 있는 객관적인 자료를 제시하기 힘들기 때문에 행사에 대해 사례별로 대응해야 한다.
둘째, 비분리성(inscparability)이다. 컨벤션산업은 인적 서비스의 선계약이 이루어진 후 서비스를 제공하는 동시에 소비가 이루어지게 된다. 즉 컨벤션이 준비되고 현장에서 진행되면서 PCO에 의해 생산된 것이 참여자에 의해 바로 소비가 이루어지는 것이므로 완벽한 컨벤션 진행을 위한 철저한 사전 준비가 더욱 요구된다는 것이다.
셋째, 이질성(hererogeneity)이다. 서비스는 각각의 변화가 심하기 때문에 하나로 표준화시키기 어렵다는 특징을 갖는다는 것이다. 컨벤션산업은 인적 자원을 바탕으로 하는 산업이므로 변화가능성이 특히나 높다고 할 수 있다. 이 서비스의 질을 일정 수준 이상으로 유지하느냐 하는 것이 서비스 업계의 영원한 문젯거리라고 할 수 있으나, 반면 고객에 따른 서비스의 차별화를 통해 새로운 기회를 만들 수도 있다.
즉 현장에서 체득한 경험을 토대로 PCO의 실정에 맞는 서비스 매뉴얼을 작성 할 수도 있다는 것이다.
넷째, 소멸성(perishability)에 관한 서비스의 특징을 말하면, 서비스는 생산되자마자 소비되기 때문에, 즉 구매가 되지 않으면 저장하지 못하고 소멸되어 버린다.
PCO는 적절한 전문인력의 활용을 통해 관리를 해 나가야 할 것이나. PCO는 인적 자원의 활용도가 높고 이들이 창출하는 서비스를 판매함으로써 조직의 살림을 꾸려 나가게 된다.
따라서 우수한 전문인력의 양성은 물론이요, 이들이 최상의 서비스를 제공할 수 있도록 최적의 컨디션에 항상 놓여 있게끔 하는 것도 무척 중요하다. 결국 전문인력들의 능력을 최대한 발휘할 수 있는 환경을 조성해 주어 이를 직무성과로 연결시키는 것이 바로 관리자들의 임무인 것이다.
4) PCO의 조직구조 및 부서별 직급별 역할
PCO 업체들의 조직구성을 요약하면 대표이사 아래에 사업부· 기획부· 운영부를 두고, 대표이사와 각 부서를 연결하는 사이에 자문위원을 둔 구조이다.
사업부는 또다시 사업부 1팀과 사업부 2팀 등으로, 기획부는 국제회의팀과 전시팀 또는 회의 1팀과 회의 2팀 등으로 세분화되어 있으며, 운영부에는 보통 총무부 인사부 등이 포함된다.
사업부는 하부에 여러 팀을 두고 조직의 매출을 위한 영업활동을 벌이며, 일반 기업들의 영업 및 마케팅 부서의 역할과 같은 일을 한다.
운영부 역시 사업부처럼 하부구조를 두고 일반기업들의 총무· 인사 및 기타 업무를 총괄하는 부서의 역할을 담당한다.
PCO의 주요 비즈니스라고 할 수 있는 행사에 관한 기획·진행업무는 기획팀에서 운영한다.
기획팀의 활동은 사후 비즈니스 활동 및 실적에 가장 커다란 영향을 미치는 영업활동의 실무라고 할 수 있다. 행사를 담당하게 된 기획팀은 팀장 휘하에 크게 여섯 파트의 하위팀을 구성하여 사무국을 조직하여 운영하게 된다. 여기서 팀장은 보통 과장·부장급에서 맡게되고, 행사를 총괄하는 역할을 하므로 행사의 전체적인 윤곽을 잡고 실무자들로부터 매일 보고를 받으며 행사의 기획 및 운영을 조정해 나간다.
행사에 관한 조직위원회와의 회의 시에는 사무국의 대표자 자격으로 참석하여 행사 전반의 기획 및 운영에 관하여 함께 활동한다.
사무국의 각부문별 기획운영과 학술 및 행사 운영 등으로 업무의 중요도에 따라 부문장을 대리급에서 맡게 되며, 행사의 실무자로서 조직위원회의 실무자들과 함께 행사에 관한 실제적인 업무를 진행한다.
각 직원들 또한 각자 맡은 업무를 수행하면서 이를 팀장에게 보고함으로써 팀장이 이를 바탕으로 원활히 행사 진행을 총괄할 수 있도록 한다.
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